Todo ano tem, e 2023 não seria diferente: vem aí o momento em que as instituições financeiras reguladas pelo Banco Central, pela Susep e pela Previc precisam emitir aos órgãos reguladores os seus Relatórios de Avaliação de Efetividade. Tudo conforme previsto e estipulado pelo artigo 62 e seguintes da Circular nº 3978/2020 do BACEN, artigo 41 e seguintes da Circular nº 612/2020 da SUSEP e artigo 28 e seguintes da Instrução Normativa nº 34/2020, da PREVIC, a respeito da Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financeiro ao Terrorismo.
É uma tarefa tão importante quanto delicada. Por isso, este texto oferece algumas dicas e lembretes para a produção de um relatório que cumpra ao máximo seu propósito: permitir o aprimoramento constante, pelas instituições financeiras, de seus métodos de PLD-FT, e ter uma apreensão correta, pelos órgãos reguladores, da evolução das medidas tomadas pelas empresas.
Primeiro lembrete: as datas. Se a sua empresa é regulada por Bacen e Susep, o relatório deve ser entregue até 31 de março. No caso de quem deve emitir para a Previc, a data limite é 30 de junho.
Mas não são as datas que costumam gerar dúvida, e sim o próprio relatório. Se você está com algum problema nessa etapa, as dicas seguintes podem ajudar.
Relatório de Avaliação de Efetividade: princípios gerais
É sempre bom lembrar que a avaliação de efetividade consiste numa análise daquilo que a instituição financeira fez para se prevenir contra a lavagem de dinheiro e o financiamento ao terrorismo. Análise, sobretudo, do que deu certo e do que não deu. O que nos leva a um princípio fundamental: não existe perfeição.
Segundo Julia Pereira Galli, advogada, gerente de produto e especialista em Avaliação de Efetividade da AML Risco Reputacional, os órgãos reguladores não esperam que as instituições corrijam todas as falhas no momento da Avaliação. Pelo contrário. “É normal que nem tudo esteja funcionando conforme o ideal”, diz Julia Galli. “Os melhores relatórios são aqueles que reconhecem as falhas e apontam planos de ação para aprimorá-las. Eles são lidos mais como uma fotografia, a captura do momento, onde se quer ver compromisso por parte das instituições.”
Assim como não existe perfeição, tampouco existe um formato único, que sirva para todo mundo. Julia Galli afirma que os relatórios também permitem aos órgãos reguladores analisar se as empresas estão seguindo não apenas os requisitos normativos do Banco Central, como também as melhores práticas para suas áreas conforme as diretrizes do GAFI e o relacionamento da empresa com seus pares.
Entre as melhores práticas, sobressai a abordagem baseada em risco. Se cada instituição trabalha com níveis diferentes de risco, é lógico que suas avaliações de efetividade vão oscilar de acordo com essa variedade, assim como suas trilhas de requisitos. Por isso é importante conhecê-las: não há uma chave-mestra de relatório, que abra qualquer porta. Cada caso é um caso.
Mas isso não significa que vale tudo. Julia Galli aponta alguns princípios que, apesar da singularidade dos casos, podem ajudar a todos. Por exemplo, a organização.
“É muito comum que as ações, produtos e evidências estejam espalhados pelos vários departamentos de uma empresa”, diz Julia Galli. “Então um passo fundamental é organizar, sistematizar, padronizar.” Responsáveis por relatórios de avaliação de efetividade devem recolher, nesse momento, não só as informações pertinentes, como também as evidências que as sustentam. Em outras palavras, mais um princípio: completude.
Feito o levantamento, chega-se ao método de exposição, no qual deve haver clareza. “Um bom relatório estabelece uma linha de raciocínio”, diz Julia Galli. A instituição apresenta o que foi feito, as evidências disso e qual foi o resultado, se satisfatório ou não.
“O raciocínio então se completa com a apresentação de um plano de ação,” segundo Julia Galli. Ela ressalta que o plano não é a mesma coisa que o relatório. “Mas eles estão conectados, pois cada medida que deixou a desejar deve corresponder a uma ação em busca de aprimoramento.”
Cuidados extras na produção do Relatório
É comum que haja dúvidas a respeito de quem ficará responsável pela produção do relatório. “De preferência, não deveria ser o próprio departamento de PLD”, aponta Julia Galli. Afinal, os responsáveis estariam avaliando a si mesmos, o que, embora não seja proibido, traz um viés que se pode evitar. “Mas também não se pode confundir esse trabalho com uma auditoria, que tem outro propósito.” O ideal mesmo seria contratar um terceiro, especializado nesse tipo de serviço – um olhar externo, independente, mas sem o peso de uma avaliação.
Seja como for, a AML Risco Reputacional disponibiliza ferramentas e consultorias que podem ajudar na elaboração do documento, tanto para quem vai produzir o próprio relatório quanto para quem busca profissionais externos e capacitados para essa tarefa delicada.
A AML Risco Reputacional oferece, por exemplo, a ferramenta Avaliação de Efetividade. É um roteiro com opções de preenchimento que ajudam a sistematizar as medidas de PLD-FT implementadas. Entre as vantagens, há um sistema que, a partir do que não se alcançou, gera automaticamente um item parcial no plano de ação, facilitando a elaboração do relatório. A ferramenta pode ser acompanhada de uma consultoria da própria AML.
A principal vantagem da Avaliação de Efetividade é justamente a organização. Clientes de anos anteriores podem atestá-la, pois o roteiro oferecido pela ferramenta propicia uma boa base de comparação ano a ano. Assim, a elaboração do relatório ganha em agilidade e clareza, possibilitando acompanhar a evolução do programa de PLD-FT. Não deixa de ser um investimento: afinal, ano que vem começa tudo de novo.
Referências
Capítulo XI – “Da avaliação de efetividade”, artigo 62 da Circular 3.978 do BACEN. Disponível em: https://www.bcb.gov.br/pre/normativos/busca/downloadNormativo.asp?arquivo=/Lists/Normativos/Attachments/50905/Circ_3978_v1_O.pdf.
Entrevista de Julia Pereira Galli à Redação.
