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Soluções em PLD/FT para as Instituições de Pagamento

As Instituições de Pagamento, embora não componham o Sistema Financeiro Nacional (SFN), são reguladas e fiscalizadas pelo Banco Central do Brasil (BCB), conforme diretrizes estabelecidas pelo Conselho Monetário Nacional (CMN).

Diante disso, por não serem consideradas instituições financeiras, as Instituições de Pagamento não podem realizar atividades privativas destas instituições, como empréstimos e financiamentos. Porém, estão sujeitas à supervisão do Banco Central do Brasil, devendo constituir-se como sociedade empresária limitada ou anônima.

Em relação à implementação de procedimentos de prevenção à lavagem de dinheiro e combate ao financiamento do terrorismo (PLD/FT), todas as Instituições de Pagamento devem implementar esses procedimentos, mesmo aquelas que não estão sujeitas a uma supervisão constante do Banco Central do Brasil por se enquadrarem nas exceções normativas do CMN/BCB.

Esse é um ponto extremamente relevante: as Instituições de Pagamento, mesmo que apresentem baixo risco do ponto de vista da higidez ou boa saúde do sistema financeiro, devem cumprir rigorosamente com as regras de PLD/FT, identificando clientes, monitorando operações e efetuando comunicações ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf).

 

Como as Instituições de Pagamento estão submetidas às mesmas obrigações legais de PLD/FT destinadas às instituições financeiras, foram igualmente afetadas pelas recentes mudanças normativas. Portanto, é fundamental que essas instituições, independentemente de seu porte, procurem implementar, o quanto antes, seus procedimentos de PLD/FT.

Abordagem Baseada em Risco – ABR

Desse modo, a aplicação da Abordagem Baseada em Risco (ABR) nessas instituições é obrigatória, uma vez que está prevista na recente Circular 3.978/2020 do Banco Central do Brasil, que entrará em vigor no dia 1º de outubro deste ano.

A metodologia ABR, 1ª recomendação do GAFI, cai como uma luva para o segmento de Arranjos de Pagamento, tendo em vista que ela busca desburocratizar as exigências para o cidadão que utilize seus serviços e produtos. Dessa forma, a instituição poderá concentrar seus esforços de vigilância nas operações e situações que apresentem maior risco, minimizando as exigências para as situações de baixo risco. Isso é bom para o cidadão, para a empresa e para o regulador. Para auxiliar nessa atividade, a ferramenta Risk Money Due Diligence é uma excelente alternativa.

Monitoramento de Transações e Comunicação ao COAF

Além disso, da mesma forma que qualquer instituição financeira, a Instituição de Pagamento deve identificar seus clientes, conhecer sua reputação, monitorar suas operações, detectar sinais de alerta, analisar as situações suspeitas e comunicar ao Coaf, quando for o caso. Foi para esta etapa do processo que a tecnologia Risk Money Monitor foi desenvolvida.

Capacitação da Equipe

Destaca-se, ainda, que todos os empregados das instituições autorizadas e supervisionadas pelo Banco Central do Brasil devem receber treinamentos de PLD/FT, de acordo com as determinações da Circular 3.978/2020 e a Carta Circular 4.001/20, ambas do Bacen. Os treinamentos são ainda mais relevantes nessa fase de transição, em que haverá a implementação de novos procedimentos, que precisarão ser conhecidos por todos os funcionários, colaboradores e terceiros.

Como se trata de instituições onde praticamente não há contato físico com o cliente, para executar todos esses procedimentos de forma eficaz é imprescindível a adoção de ferramentas de gestão de risco reputacional e de monitoramento de operações, como as fornecidas pela AML Risco Reputacional.

Consultoria Especializada

De fato, a maneira mais fácil e ágil para as Instituições de Pagamento cumprirem todas essas exigências normativas é contratar consultorias especializadas no tema, implementar políticas e procedimentos e adquirir ferramentas que deem suporte às suas atividades. Para saber mais, consulte a Consultoria especializada da AML.

Por fim, é importante ressaltar que se as Instituições de Pagamento definirem sua Política de PLD/FT, implementarem os seus controles e os submeterem a uma avaliação especializada para atestar sua efetividade, sempre com o apoio de consultorias e soluções especializadas, poderão se submeter ao crivo de autorização da bandeira, sem riscos de ver o seu pleito reprovado.

 

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Ferramentas para impulsionar as seguradoras no combate a fraudes e na PLD-FTP

 

O maior inimigo do segmento de seguros é a fraude. Ela prejudica não apenas as seguradoras, que acabam obrigadas a elevar o preço das apólices para compensar as perdas, mas também seus possíveis clientes, que se distanciam quando o valor dos serviços encarece demais.

Mesmo com as fraudes, em 2019 o mercado de seguros cresceu 12,1%, fechando o ano com arrecadação de R$ 270,1 bilhões, de acordo com dados da Confederação Nacional das Seguradoras (CNSEG).

Parte desse aumento ocorre por conta de algumas medidas adotadas por seguradoras, corretoras de seguros e corretores na luta contra os fraudadores. As principais delas consiste na adoção de políticas corporativas eficazes – algo que só é possível quando há investimentos em treinamentos dos profissionais do setor e na aquisição de ferramentas adequadas à Circular Susep 590/19, necessárias para detectar e reprimir as fraudes em todas as etapas do seguro, da subscrição até o pagamento da indenização.

Agora, ao que tudo indica, as empresas do ramo precisarão reforçar o uso de ferramentas para a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo (PLD/FT), já que em breve sairá o resultado da consulta pública da SUSEP, que visa atualizar as exigências para as seguradoras na atuação em PLD/FT, com base na Circular Susep 445/12 (confira em: Seguradoras a um passo de renovarem suas obrigações no combate à lavagem de dinheiro).

Para auxiliar as empresas e os profissionais de Seguros tanto no combate às fraudes, quanto na PLD/FT, a AML Risco Reputacional oferece soluções tecnológicas desenvolvidas para otimizar os serviços de gestão dos riscos financeiros, regulatórios e reputacionais.

Risk Money Due Diligence – Avaliação e Classificação de risco na subscrição

A ferramenta Risk Money Due Diligence oferece o maior banco de dados reputacional do país, com mais de 1 milhão de perfis CPF e CNPJ, incluindo mais de meio milhão de perfis que compõem a lista PEP mais completa do mercado. Inteiramente adaptado à Abordagem Baseada em Risco (ABR), recomendação nº 1 do GAFI, essa tecnologia apresenta consultas automatizadas via API, score para avaliação interna de risco, beneficiário final e traz ainda, entre seus módulos, mídia negativa, listas internacionais, consultas em diários oficiais e informações socioambientais.

Risk Money Monitor – Detecção de situações suspeitas

Também adaptado à ABR e integrado ao Risk Money Due Diligence, o Risk Money Monitor, com base em informações cadastrais e financeiras, monitora transações para detecção de situações suspeitas de lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e fraudes. A tecnologia oferece um conjunto de regras de situações suspeitas, gerando alertas sempre que necessários e, posteriormente, um arquivo XML para comunicação ao COAF.

Risk Money Integridade – Due diligence de prestadores de serviço e colaboradores

Já o Risk Money Integridade consiste em uma plataforma online para a realização de processos de due diligence de prestadores de serviço e colaboradores. Alinhado à Lei 12.846 e à Portaria nº 57/2019, ele faz uso de um questionário customizável para Avaliação de Risco que classifica a situação da empresa ou colaborador em graus de risco.

Entre em contato com a AML para conhecer melhor as ferramentas de auxílio na gestão dos riscos regulatórios e reputacionais de sua seguradora ou corretora de seguros.

 

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A difícil tarefa da identificação do beneficiário final

É sempre interessante o primeiro contato de alguém com uma boneca russa, em que a surpresa é palavra-chave na descoberta de várias outras bonecas menores no interior de um mesmo objeto. Em alguns casos, a quantidade de bonecas é enorme, estando estas sempre camufladas dentro de sua anterior, em um jogo aflitivo.

A ideia de que uma peça grande esconde e protege outras em seu interior também se aplica ao mundo financeiro, para encobrir, por exemplo, a figura do beneficiário final.

De acordo com a Receita Federal, o beneficiário final é “a pessoa natural que, em última instância, direta ou indiretamente, possui, controla ou influencia significativamente certa entidade ou a pessoa natural em nome da qual uma transação é conduzida. A influência significativa será presumida quando a pessoa natural possuir mais de 25% do capital da entidade, de forma direta ou indireta, exercer a preponderância nas deliberações sociais, também direta ou indiretamente, e deter o poder de eleger a maioria dos administradores da entidade, mesmo que não a controle.”

Este mecanismo é utilizado para proteger as irregularidades financeiras de uma ou mais pessoas, pois o beneficiário final se camufla utilizando várias pessoas jurídicas sucessivas. Ele constitui uma sociedade, que constitui uma outra sociedade, e assim por diante, dificultando a identificação deste por meio dos órgãos de fiscalização. Desta forma, ele obtém lucros ilegais, sem revelar sua identidade.

Assim, é possível definir dois tipos de beneficiários: diretos, ou seja, quando estão no contrato social da empresa, ou indiretos, quando não figuram no contrato, neste caso, a identificação é mais difícil.

Diante de tal cenário, a revelação do beneficiário final passou a ser vista como necessária para o combate à evasão fiscal e lavagem de dinheiro, pois facilita a responsabilização jurídica de pessoas físicas por crimes cometidos com o uso do CNPJ de corporações e empresas. Com este objetivo, a Receita Federal, em 2016, desenvolveu a Normativa nº 1.634, substituída em 2018 pela Normativa nº 1.863, determinando a obrigatoriedade da identificação da cadeia societária até alcançar os beneficiários finais, pois, até 2016, somente os sócios deviam ser identificados.

Os órgãos reguladores também seguiram essa mesma linha de determinar a identificação dos beneficiários finais. Para as instituições financeiras, incidirá a regra da Circular nº 3.978 do BACEN, que entrará em vigor em outubro de 2020. Para as instituições reguladas pela CVM, incide a Instrução 617/2019, que também apresenta disposições semelhantes. A tendência é que os demais órgãos reguladores sigam esse mesmo entendimento.

 

O que determina a Normativa da Receita Federal?

A Receita Federal estabeleceu, por meio da Normativa nº 1.863, o perfil das empresas que devem se inscrever no CNPJ, além da obrigatoriedade da identificação do beneficiário final.

Assim, segundo a norma: “Todas as entidades domiciliadas no Brasil, inclusive as pessoas jurídicas equiparadas pela legislação do Imposto sobre a Renda, estão obrigadas a se inscrever no CNPJ e a cada um de seus estabelecimentos localizados no Brasil ou no exterior, antes do início de suas atividades”.

Junto a isso, a Receita determinou quem deve identificar seu beneficiário final: clubes e fundos de investimento, Sociedades em Conta de Participação (SCPs) vinculadas aos sócios ostensivos, entidades estrangeiras titulares no Brasil de direitos sobre imóveis, veículos, embarcações, aeronaves, contas-correntes bancárias, aplicações no mercado financeiro ou de capitais ou participações societárias constituídas fora do mercado de capitais; dentre outras entidades.

Também indicou aqueles que não precisam realizar a identificação: entidades sem fins lucrativos que não atuem como administradoras fiduciárias e que não estejam constituídas em jurisdições com tributação favorecida ou submetidas a regime fiscal privilegiado, as entidades de previdência, os fundos de pensão e instituições similares, desde que reguladas e fiscalizadas por autoridade governamental competente no país ou em seu país de origem, os fundos de investimento nacionais regulamentados pela Comissão de Valores Mobiliários, desde que se informe à Receita Federal o CPF ou o CNPJ dos cotistas de cada fundo por ele administrado, dentre outras.

O que determina a Circular nº 3.978/2020 do BACEN e a Instrução nº 617 da CVM?

A Circular 3.978/2020 do BACEN  segue o mesmo entendimento da normativa da Receita Federal, determinando que “Os procedimentos de qualificação do cliente pessoa jurídica devem incluir a análise da cadeia de participação societária até a identificação da pessoa natural caracterizada como seu beneficiário final”. A Instrução 617/2019 também estabeleceu a obrigatoriedade de identificação do beneficiário final.

Ambas dispuseram sobre o percentual mínimo de participação societária que caracteriza o beneficiário final, que deve ser estabelecido com base no risco apurado pela instituição e não pode ser superior a 25% da participação. Além disso, esse valor deve ser justificado e documentado no manual de procedimentos. Ou seja, seguiram o mesmo entendimento da normativa da Receita Federal.

Mecanismos para controlar estes beneficiários

Para combater às fraudes, as instituições financeiras ficam, a cada dia, com mais tarefas para cumprir em apoio aos órgãos fiscalizadores. Assim, em meio a tantas responsabilidades, fica difícil fazer um acompanhamento atento a cada exigência do setor.

Ante tais desafios, a AML desenvolveu uma solução tecnológica para o mapeamento e cadastramento de sócios e empresas de pessoas envolvidas em crimes econômicos – por meio do AML Due Diligence, visando auxiliar seus clientes a fazerem a busca dos beneficiários finais do dinheiro, ou seja, identificar quem eram os responsáveis pelas empresas no período de ocorrência dos esquemas criminosos. Além disso, com a ferramenta AML Monitor, as empresas conseguem monitorar os cadastros e transações para detecção de situações suspeitas.

Desta maneira, se as empresas desenvolvem mecanismos para driblar a fiscalização, as instituições financeiras devem atuar na observação destas atividades. Então, cabe ao profissional de combate à lavagem de dinheiro entrar no jogo e retirar cada uma das cascas da boneca russa criadas pelas empresas para proteger o beneficiário final, na evasão fiscal e lavagem de dinheiro.

 

 

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Sinal de alerta: atividades mais sensíveis para PLD-FT

Dentro do combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, existem algumas atividades e profissões mais sensíveis aos controles de PLD/FT. Podemos encontrá-las em segmentos distintos, onde os infratores identifica brechas específicas utilizadas para tornar limpo o dinheiro adquirido de forma ilícita. Por isso, sempre que elas fazem parte de uma transação ou de um potencial negócio, dispara-se o que os especialistas em gestão de risco chamam de “sinal de alerta“.  

Entidades Religiosas 

Um dos ramos mais sensíveis dessa lista é o das entidades religiosas. Isso ocorre pela dificuldade de rastrear a origem do dinheiro recebido através de doações. “Como saber, por exemplo, quantos fiéis foram responsáveis pela arrecadação de R$ 10 mil como dízimo feita durante um culto? O número de doadores é variável, e isso dificulta a avaliação e os controles”exemplifica Luis Ramiro, diretor especialista da AML Risco Reputacional, líder nacional em soluções e serviços de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. 

“Além da dificuldade em rastrear a origem do dinheiro, paira a questão sobre a capacidade dos envolvidos em doar o valor arrecadado. Por conta disso, as instituições financeiras apontam o segmento religioso como sensível aos controles para prevenção à lavagem de dinheiro – sem entrar no mérito da religião em si”, complementa o especialista.  

 

Esportes e Eventos Musicais 

Dentro do mercado de entretenimento, os ramos esportivo, musical e audiovisual também integram a lista de atividades sensíveis e utilizadas por criminosos para a lavagem de dinheiro. Como o esporte que mais movimenta a economia no país, o futebol é altamente visado por criminosos, que se utilizam da compra e venda de jogadores para movimentar dinheiro sujo.  

Existe uma dificuldade imensa em traçar o caminho desse dinheiro, por estar envolvido em acordos sigilosos. E o pior: como mensurar quanto vale, de fato, um atleta? São questões que atrapalham qualquer análise ou investigação”, afirma Ramiro, salientando que não é por acaso que empresários de atletas e artistas estão entre as profissões consideradas sensíveis aos controles de PLD/FT e obrigadas a reportar situações suspeitas ao COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras).

Da mesma forma, escolas de samba e produtoras de eventos costumam levantar o sinal de alerta das instituições obrigadas, dada a complexidade em controlar o fluxo financeiro dessas instituições, que atuam muitas vezes com doações milionárias. 

 

Segmento de luxo 

 A dificuldade em mensurar o valor de uma pintura ou escultura faz do mercado de artes um dos segmentos sensíveis aos controles para prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Um exemplo famoso está na coleção privada de artes do ex-diretor do Banco Santos, acusado de crimes contra o sistema financeiro em meados dos anos 2000.   

“Por se tratar de valores intangíveis e não tabelados, é preciso contar com o auxílio de especialistas para tentar se aproximar dos números reais de cada obra. E o mesmo se aplica para o mercado de joias, que também entra nesse segmento de luxo”, explica o especialista da AML.  

 

Quando uma joalheria ou galeria de arte efetua uma transação em espécie, é preciso comunicar ao COAF. O mesmo se aplica ao mercado de imóveis e veículos de luxo. A diferença é que, no caso de uma cobertura ou carro esporte, existem valores tabelados que são utilizados como referência.  

“Apesar de não ser um dos mais sensíveis, o ramo imobiliário conta com especulações que podem inflacionar fraudulentamente os valores dos imóveis. Porém, existe toda a parte que envolve o registro dos imóveis em cartórios que atrapalham as ações dos criminosos”, contextualiza Ramiro. 

 

Lavagem a quatro rodas 

O Brasil tem um dos maiores mercados de automóveis novos e usados do mundo. Só em 2019 foram emplacados 2,787 milhões de veículos. Dentro dessa realidade, muito dinheiro de origem criminosa é lavado no alto fluxo de comércio de carros. Mas não é apenas desse segmento do universo automobilístico que os fraudadores se aproveitam. Postos de gasolina integram a lista de negócios de risco diante da PLD/FT.  

De acordo com o Jornal o Globo¹, o presidente da Fecombustíveis (2017) apontou que mais de 150 postos de gasolina na grande São Paulo pertenciam ao PCC – Primeiro Comando da Capital e eram utilizados para alocar recursos originados da venda de entorpecentes, e segundo o especialista da AML, “Na maioria dos casos, são postos sem bandeira onde o valor do combustível está abaixo do mercado”. 

 

Na trilha do dinheiro digital 

As moedas digitais, popularmente chamadas de criptomoedas, se diferem do dinheiro tradicional ao proporcionar o anonimato, baixo custo por transação e a descentralização das informações. Essas características, somadas à falta de regulamentação, atraem um grande número de fraudadores, que muitas vezes optam por fazer suas transações em países que possuem fraquezas em seus controles.  

“Trata-se de um ramo sensível porque ainda não tem legislaçãoE é um tema delicado no mercado financeiro, envolvendo ações pesadas na justiça. Mas o maior problema é a falta de uma regulamentação”, afirma Ramiro.  

 

Empréstimo de dinheiro  

No caso das factorings, apesar de existir uma regulamentação mais atualizada, com obrigação de reportar situações suspeitas ao COAF, existe a possibilidade do empréstimo de dinheiro sujo ser posteriormente recebido de forma limpa ou vice versa. Por isso, o relacionamento deste segmento com instituições financeiras exige alguns controles adicionais por parte das instituições.  

“As factorings acordaram para isso e passaram a implementar controles. Ainda assim, existem casos em que os proprietários se convertem em agiotas – uma atividade não regulamentada. E com esses empréstimos podem legalizar dinheiro sujo”, encerra. 

 

O “Sinal de alerta” no meu negócio

Para atuar com eficácia na prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo em atividades sensíveis como as citadas, o melhor é contar com uma equipe devidamente treinada e as melhores ferramentas do mercado.

Em ambos os casos, a AML Risco Reputacional oferece tanto cursos de formação de colaboradores em PLD/FT, como soluções tecnológicas inteiramente adaptadas às normas e customizáveis a cada segmento, com estrutura onboarding voltada às análises internas de riscos, assim como monitoramento de transações em situações suspeitas e comunicação ao COAF. 

 

AML Avaliação Interna de Risco

Conheça a única solução para dimensionar e identificar riscos jurídicos, financeiros, reputacionais, socioambientais e PEPs.

Nossa ferramenta garante uma visão consolidada e gerencial dos riscos em PLD/FT de clientes, parceiros, funcionários e prestadores de serviços terceirizados, em conformidade com Bacen 3.978, CVM 617, Susep 612 e outros reguladores.

 

 

¹Fonte: O Globo  

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Seguros: o valor de uma equipe capacitada em PLD-FT e combate a fraudes

De acordo com dados da Confederação Nacional das Seguradoras (CNSEG), o mercado de seguros cresceu 12,1% em 2019, fechando o ano com arrecadação de R$ 270,1 bilhões – excluindo saúde suplementar e o seguro de DPVAT. Por fazer parte desse segmento, seguradoras, corretoras de seguros e corretores precisam lidar com um inimigo comum: a fraude. 

Ao tentar obter vantagens ou benefícios ilícitos através da manipulação ou da falsificação de informações e documentos, os fraudadores prejudicam as instituições que se vêm obrigadas a elevar o preço das apólices para compensar as perdas. O problema é que se o serviço encarece demais, pode afastar os clientes. 

A solução para evitar esse tipo de revés está na adoção de políticas corporativas eficazes. 

Isso só é possível investindo em treinamentos permanentes dos profissionais do setor, fornecendo a eles as ferramentas necessárias para detectar e reprimir as fraudes em todas as etapas do seguro, da aceitação do risco até o pagamento da indenização.

 

Profissionais do mercado de seguros também precisam estar preparados para a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo (PLD/FT). Isso porque essas também são atribuições das empresas desse setor.

Atualmente, uma consulta pública levantada pela SUSEP (Superintendência de Seguros Privados) visa atualizar as exigências para as seguradoras e corretores, a exemplo de bancos, cooperativas de crédito, cartórios entre outros setores (confira em: Seguradoras a um passo de renovarem suas obrigações no combate à lavagem de dinheiro). 

Tanto para a prevenção às fraudes, quanto na PLD/FT, a AML Risco Reputacional oferece treinamentos avançados com foco em instituições que desejam melhorar seus controles e implementar as ações previstas na legislação. 

É muito importante que todos os colaboradores estejam treinados. Além de ser uma exigência prevista nas Circulares Susep 344/07 e 590/19 (Fraudes) e na Circular 445/12 (PLD/FT), é imprescindível que todos possam identificar e reconhecer uma situação suspeita em ambas situações”, diz Luis Ramiro, diretor especialista da AML.

O treinamento online de Fraudes em Seguros aborda pontos imperativos às empresas do setor, como a diferenciação entre fraude oportunista e premeditada, indicadores de suspeita nas etapas da subscrição e regulação e, ainda, minúcias envolvendo a detecção de fraudes nos ramos automotivos, patrimonial, de saúde, transportes e vida/acidentes pessoais. Seu objetivo é adequar as instituições à Circular Susep 344/07 e à Circular Susep 590/19, que revoga a anterior.

Já o treinamento online de Prevenção à Lavagem de Dinheiro com Foco em Seguradoras visa o cumprimento do disposto na Circular Susep 445/12 e ensina como detectar e combater essa modalidade de crime, trazendo as principais metodologias e tecnologias utilizadas para monitoramento, identificação de operações e situações suspeitas. Além disso, capacita o colaborador a comunicar os fatos de forma adequada tanto à área de compliance, quanto aos órgãos responsáveis pela fiscalização. 

Entre em contato com nossos especialistas para conhecer melhor os treinamentos para gestão dos riscos regulatórios e reputacionais para o setor de seguros.

 

 

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Lançamento: Código de Ética e Conduta em quadrinhos

Nossos parceiros da Qualidade em Quadrinhos Editora acabam de lançar o seu novo título: “ÉTICA – Responsabilidade de Todos Nós”, uma história que apresenta ao leitor os princípios fundamentais de conduta ética para todos.

Essa revista é fruto de um trabalho que durou 3 anos, resultado de uma parceria com a AML Risco Reputacional a partir do Treinamento Online de Anticorrupção, ao criar materiais personalizados sobre o tema e com base nos códigos de conduta de grandes empresas do Brasil.

Esse material será disponibilizado na íntegra ao público por alguns dias. Confira abaixo:

Se possível, envie-nos sua opinião sobre o conteúdo e também sobre a experiência de ler a revista neste formato flipbook.

Já conhece o Treinamento Online Anticorrupção da AML? Acesse aqui.

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5 dicas para elaboração de plano de contingência durante a pandemia do COVID-19

 

Por: Edgard Rocha*

A pandemia de coronavírus (COVID-19) está influenciando a forma pela qual as empresas se relacionam com seus clientes, funcionários, prestadores de serviços e fornecedores. Diante deste cenário pandêmico, verifica-se que os clientes – especialmente aqueles que possuem uma cultura organizacional de mitigação de riscos reputacionais – estão exigindo que seus prestadores de serviços e fornecedores comprovem que estão tomando medidas para manter a qualidade dos serviços prestados e, ao mesmo tempo, trabalhem com o principal objetivo de preservar a saúde das pessoas diante do surto de COVID-19, sob pena de rescisão contratual. 

A primeira ação para que uma empresa possa garantir aos seus clientes que continuará a cumprir seus contratos, ao mesmo tempo em que preserva a segurança de seus funcionários, é a elaboração de um bom Plano de Contingência, o qual deverá ser aprovado pelos sócios da empresa antes de ser encaminhado para terceiros. 

Não existe uma fórmula predefinida para a elaboração de Planos de Contingência, uma vez que cada entidade possui particularidades e formas diferentes de conduzir seu negócio. Entretanto, existe alguns pontos sugestivos para a elaboração de um plano diante da pandemia atual.  

Dicas para um bom Plano de Contingência durante a Pandemia de Coronavírus:

1. Propósitos e Responsabilidades: o objetivo, aqui, é expressar o propósito do plano adotado, isto é, a intenção de:

  • Orientar as partes envolvidas com o ambiente corporativo da empresa para a prevenção de casos de COVID-19;
  • Definir os procedimentos para a manutenção e operação das atividades consideradas essenciais para a empresa;
  • Orientar casos de suspeita ou de contaminação comprovadas de COVID-19;
  • Determinar quem será o responsável por implementar e revisar o Plano de Contingência (sócios, Comitê de Crise, departamentos, etc.); 

2. Orientações de Contingência e Controle: neste ponto o foco do plano estará em definir quais serão as:

  • Medidas individuais de controle (se será adotado home-office; determinações para trabalhar em ambientes arejados, mantendo distancia segura; higienização etc.);
  • Medidas de controle de casos suspeitos (determinar o isolamento e impedimento de frequentar a sede da empresa; busca de atendimento médico, etc.);
  • Medidas coletivas de controle (orientar a participação de reuniões online ou em locais abertos; evitar aglomerações; limpeza ostensiva de pontos de contato, etc.);
  • Medidas de restrição a viagem, transporte e deslocamento (determinar que viagens para a empresa dependerão de aprovação superior; buscar adiar viagens já marcadas; evitar transporte público em horários de pico, etc.). 

 

3. Manutenção das Atividades Essenciais: será necessário determinar quais são os setores imprescindíveis para o funcionamento da empresa durante a pandemia, informando como o setor funcionará e os responsáveis para atender demandas destinadas aos setores essenciais (geralmente são considerados essenciais as atividades administrativas e comerciais, mas poderá variar de acordo com a realidade de cada empresa); 

 4. Contatos Emergenciais: é interessante que seja elaborado um quadro geral da empresa, contendo:

  • Setor;
  • Nome do responsável;
  • Cargo;
  • Contato (e-mail ou telefone), por exemplo: 

 5. Casos Suspeitos e Casos Confirmados: este tópico deve ser destinado a prestação de orientações para os funcionários e colaboradores dos quadros da empresa que sejam suspeitos ou que tenham contraído COVID-19, informando que estes deverão manter o isolamento (inclusive de familiares) e seguir as orientações determinadas pelo Ministério da Saúde.  

Além destes temas mencionados, é interessante que este documento contenha um tópico de encerramento, reforçando a preocupação da empresa com a saúde de seus colaboradores e clientes durante esta pandemia. Igualmente importante é que no início do documento contenha um tópico específico com uma mensagem dos sócios, CEO ou outra figura representativa da empresa, para demonstrar a importância do Plano de Contingência que o exemplo será dado por todos os líderes da empresa. 

Estas são pequenas sugestões para a elaboração da base estrutural do documento que virá a definir o Plano de Contingência de uma empresa perante o surto de coronavírus. São tempos sem precedentes que a humanidade está vivendo, mas que com consciência e determinação, as dificuldades (inclusive para as empresas) serão superadas. 

* Edgard é advogado formado pela UEL-PR; Intercâmbio em American Law pela University of Delaware; Mestrando em Direito Penal Econômico pela FGV-SP; Especialista em Compliance Anticorrupção pela Legal Ethics Compliance (LEC); sócio do Rocha Teider Advocacia e Consultoria; Consultor Jurídico e Especialista em PLD-FT da AML Risco Reputacional.